Adopter le digital au travail

Les solutions digitales se sont largement développées depuis la pandémie. L’arrivée de technologies basées sur l’intelligence artificielle accélère une tendance que certains collaborateurs ne voient pas toujours d’un très bon œil. Comment les convaincre ?

Plus d’excuses ! Récolter des informations via QR-Code, prendre part à une visioconférence, collaborer via un groupe WhatsApp est démocratisé, banalisé même. Nos journées de travail ont changé et la communication, la gestion des stocks ou la production sont transformées, plus optimales et plus fluides. Toutefois, pour que les outils et l’ensemble de leurs fonctionnalités soient adoptés par tous, quelques barrières restent à surmonter. Voici nos conseils.

Avant : identifier la solution adaptée

Quels sont les besoins de votre équipe ?

Oui, Slack est un canal de communication très sympa, mais est-il vraiment le plus approprié pour vos collaborateurs ?

« On ne choisit pas un outil, car il est cool, mais parce qu’il répond à des besoins identifiés », rappelle Fanny Comba, chargée de cours chez Romandie Formation pour le Brevet fédéral d’assistant·e de direction et à la tête de Comba Consulting.

Si Slack ou Teams facilitent la communication interne, Trello ou Asana sont plus adaptés quand il s’agit de gérer des projets transversaux entre plusieurs départements. Quel que soit votre besoin, avant d’implanter un outil, n’oubliez pas le B.A.-BA : établir votre cahier des charges. Disposer d’un outil « user-friendly » peut tout à fait en faire partie.

Où est la plus-value ?

Avec l’IA, les nouvelles applications qui facilitent la vie se multiplient. Or, « digitaliser ce n’est pas courir après la dernière innovation qui cartonne. Pour qu’un outil soit adopté largement, il faut qu’il fasse sens, qu’il apporte une vraie plus-value au travail, qu’il soit utile, pratique, et qu’il réponde aux besoins du plus grand nombre de collaborateurs », poursuit Fanny Comba. « Repérez et comparez toutes les solutions existantes en fonction de votre organisation ».

Building information modelling est un outil digital largement adopté par les métiers du bâtiment. Il permet de modeler en 3D des chantiers pour planifier, concevoir, gérer les bâtiments et les infrastructures et les interventions des corps de métiers concernés. « Toutes les parties prenantes voient leur implication facilitée dans un chantier parce que cet outil a été conçu en les intégrant », explique Fanny Comba.

Quel rôle pour l’humain ?

Votre nouvelle solution digitale va faire gagner 20% de temps aux équipes qui saisissent d’ordinaire les données comptables. Formidable, mais qu’avez-vous prévu de faire de ce temps supplémentaire ? Réduire le temps de travail ? Adapter les missions ? « La digitalisation suppose d’avoir une vision du développement humain de vos équipes. En quoi cet outil va-t-il les revaloriser ? Sans cela, leur confiance dans votre choix risque d’être limitée », pointe Fanny Comba. Mettez à contribution vos collaborateurs en ressources humaines sur ce point.

Au moment de l’installation : rester clair sur sa vision

Expliquez votre vision

Votre technicien doit désormais renseigner sur une application un suivi de chacune de ses interventions chez les particuliers. Néanmoins, sait-il que ce même outil va permettre au comptable de votre entreprise d’éditer sa facture ?

« Apportez à votre équipe la vision complète de chaque technologie. Quelles parties prenantes sont impliquées ? Quelle est la totalité du processus concerné ? », conseille Elie Hettena, Managing Partner chez Dynargie, et chargé de cours pour les formations en gestion de projet chez Romandie Formation.

Donner une vision globale et un cap évite aussi les interprétations erronées et les rumeurs infondées. L’une des craintes récurrentes étant, pour les salariés, le fait de se sentir de plus en plus surveillés en ligne.

À chaque outil sa règle

Un groupe WhatsApp pour faciliter les échanges d’accord, mais uniquement à but professionnel et jamais le weekend. Toutes les nouvelles solutions ne demandent pas une formation, mais un cadre d’utilisation doit être posé, en particulier si l’outil peut empiéter sur la vie privée. Ces règles peuvent se construire en équipe, et bien entendu, tout cadre évolue et n’est jamais complet a priori. Prévoyez un temps d’essai.

Une communication complète

Pour maximiser l’adoption d’un nouvel outil, votre première information à ce sujet pour vos équipes devrait :

• démontrer sa valeur ajoutée (économies de temps et de coûts, améliorations, etc.)
• expliquer votre vision du développement des collaborateurs (en quoi ce choix est-il gagnant pour eux ?)
• rappeler l’intérêt de l’entreprise
• être transparente sur le fonctionnement (où iront les données ?)

De préférence, misez sur une explication directe et personnelle, et non un simple mail ou message sur l’intranet !

Former sans lasser

Qui dit outil, dit formation ! Jeux, quizz, petits inputs à « picorer », sont souvent préférés aux longues heures de formation à distance. C’est un bon point, mais attention, « certains collaborateurs peuvent se sentir infantilisés », observe Fanny Comba.

L’utilisation au quotidien : s’améliorer en permanence

Maintenir un espace pour en parler

Nouvelles possibilités, mises à jour, une fois mise en place, toute technologie évolue et certains utilisateurs découvrent de nouvelles fonctionnalités. Il faut en parler ! Prévoyez des briefs réguliers sur l’utilisation de l’outil, les améliorations à apporter, etc. Un « café IA » le vendredi midi, par exemple ?

Tester !

Le digital est par définition l’espace de l’agilité. « Quelle que soit la solution choisie, en cours de route, il est normal de corriger, d’adapter, de ne pas rester figé », pointe Elie Hettena. Pour intégrer ces changements, prévoyez des espaces et moments de collaboration avec les utilisateur.

Pour les outils d’IA, Laura Tocmacov, directrice de la fondation Impact IA, suggère même de laisser les équipes essayer les possibilités offertes par la technologie, avant de se les approprier, et d’imaginer de nouvelles solutions à mettre en place dans son domaine d’activité. « Tester sans enjeu, en s’amusant, peut faciliter l’adoption d’une solution.»

Miser sur les « supers-utilisateurs »

Groupe pilote, utilisateurs experts, toute innovation est adoptée d’abord par des personnes plus intéressées ou agiles que d’autres, et c’est normal ! Plutôt que de stigmatiser celles et ceux qui traînent à choisir votre nouvelle solution, appuyez-vous sur les « supers-utilisateurs», formés et intégrés en premier, « qui peuvent devenir des mentors, relais ou influenceurs internes », pointe Fanny Comba.

Courbe d’adoption d’une innovation. Les premiers utilisateurs sont les innovateurs, suivis par les « early adopters », puis la majorité précoce et la majorité tardive.

Tenter le « reverse mentoring »

Et si les plus jeunes formaient les séniors ? C’est l’idée du mentoring inversé, « qui vient valoriser les compétences des jeunes arrivants en entreprise, dont le savoir-faire n’est pas établi et qui manquent parfois de séniorité ou de légitimité », explique Fanny Comba.

Pour beaucoup d’experts consultés, l’impact de cette technique simple et intergénérationnelle est spectaculaire. Pour réussir, l’expérience demande toutefois du tact. « Je déconseille toujours au mentor de se positionner comme expert. La clé, c’est d’utiliser les mêmes mots, le même langage que les personnes en formation », recommande Elie Hettena.